Я использовал Copilot в Outlook для очистки своего почтового ящика каждое утро в течение недели, и вот мои лучшие советы.

Я перепробовал практически все формы искусственного интеллекта, доступные потребителям, от ИИ-помощников до программ для создания видео. Я обязательно попробовал целый ряд различных инструментов, и в последнее время меня особенно впечатлил Copilot в Outlook.

Я провёл целую рабочую неделю, пять чудесных утр, с Copilot в качестве помощника по уничтожению входящих сообщений, и, скажу я вам, мой почтовый ящик превратился из зоны боевых действий в дзен-сад быстрее, чем вы успеете произнести «искусственный интеллект». Если вы тонете в электронных письмах, пристегнитесь, потому что я собираюсь сбросить вам несколько серьёзных информационных бомб, которые навсегда изменят вашу работу с электронной почтой.

До этого недельного эксперимента мой почтовый ящик был в полном беспорядке. Сотни, а иногда и тысячи непрочитанных писем. Важные сообщения были погребены под рассылками, которые я так и не открыл, и приглашениями на встречи, о которых я уже забыл.

Это был источник постоянного стресса и, честно говоря, настоящая чёрная дыра в продуктивности. Первый час каждого дня я тратил только на то, чтобы с этим справиться, и часто чувствовал себя побеждённым ещё до того, как приступил к работе.

А потом появился Copilot. Это как суперэффективный личный помощник, который не только понимает, что вам нужно, но и предугадывает ваши потребности. То, как он резюмирует длинные цепочки писем, делает черновики ответов, которые звучат точь-в-точь как мои, и даже выделяет задачи, — это просто чудо.

Это не просто инструмент, это трансформация. Он не просто помог мне очистить почту, он помог мне вернуть себе утра. Исчезло чувство страха каждое утро перед работой, ну… в какой-то степени.

Хотя я обнаружил, что Gemini может делать то же самое для Gmail (и это отбило у меня желание снова попробовать другой инструмент ИИ ), для тех, кто использует Outlook в качестве основного почтового ящика, Copilot также отлично справляется со своей задачей.

Мои 5 лучших советов по использованию Copilot в Outlook

Вот самая сочная информация — стратегии, которые я оттачивал в течение пяти дней чистого, беспримесного доминирования в электронной переписке.

1. Безжалостно используйте «обобщение»

Это ваше секретное оружие против длинных цепочек писем, где у каждого есть свое мнение, и никто не переходит к сути.

Вместо того, чтобы продираться сквозь 50 ответов, нажмите «Кратко». Copilot сжимает всё в удобные маркированные списки, выделяя ключевые решения и действия. Раньше я боялся этих обсуждений, а теперь просто пробегаю их. Это кардинально меняет ситуацию: можно быстро вникнуть в суть за считанные секунды.

2. Не бойтесь использовать функцию «черновика со вторым пилотом» для быстрых ответов

Для ответов на часто задаваемые вопросы, подтверждений или даже просто выражения благодарности функция составления ответов Copilot станет настоящим спасением.

Введите несколько ключевых слов или простое указание, и он мгновенно сформирует профессионально звучащий ответ. Я обнаружил, что использую это для планирования, подтверждения получения документов и даже вежливого отказа от несущественных встреч. Это значительно сократило время ответа, позволив мне сосредоточиться на более важных задачах.

3. Используйте «Coach Me», чтобы улучшить свой тон

Иногда нужно сообщить неприятные новости или дать конструктивную обратную связь. Вот тут-то и пригодится метод «Coach Me».

Он анализирует ваш черновик и предлагает улучшения тона, ясности и краткости. Я использовал его, чтобы мои электронные письма всегда были профессиональными и эффективными, даже когда я доносил сложное сообщение. Это как будто в Outlook встроен коуч по коммуникациям с руководителями.

4. Создайте список дел из вашего почтового ящика с помощью Copilot

Copilot отлично справляется с определением задач в электронных письмах. Хотя он пока не создаёт в Outlook список дел в прямом смысле (пока, но надеюсь, скоро это случится), я обнаружил, что, попросив Copilot «извлечь задачи из этого письма», я могу быстро скопировать их и вставить в свой личный менеджер задач (также известный как моя беспорядочная доска Trello).

Это гарантировало, что ничего не останется незамеченным, и помогло мне расставить приоритеты в ежедневных задачах прямо в почтовом ящике. Это, по сути, упрощает процесс превращения письма в задачу.

5. Запланируйте специальное время для «проверки второго пилота»

Даже с Copilot немного дисциплины не помешает. Я выделил 15–20 минут в самом начале рабочего дня, чтобы сосредоточиться исключительно на очистке входящих сообщений с помощью Copilot.

Речь шла не о том, чтобы отвечать на всё сразу, а об обработке, обобщении и составлении первоначальных ответов. Этот целенаправленный подход, подкреплённый Copilot, позволил мне начинать каждый день с чистого листа и ясным умом, готовым к настоящей работе.

Будущее уже наступило

Честно говоря, я не представляю, как вернусь к своей электронной почте до появления Copilot. Дело не только в эффективности, но и в психологическом благополучии.

Стресс от постоянно переполненного почтового ящика исчез, уступив место чувству спокойствия и контроля. Если у вас есть доступ к Copilot в Outlook, вы просто обязаны опробовать его возможности. Вы не пожалеете. Будущее управления электронной почтой уже наступило, и оно просто фантастическое!

Как включить Copilot в Outlook

Если вы хотите попробовать Copilot в Outlook, убедитесь, что у вас есть платная подписка на Microsoft 365 Copilot. Оформив подписку, откройте Outlook — будь то браузер Windows или специальное приложение на ПК или мобильном устройстве, — и Copilot должен появиться автоматически.

Это интегрированное программное обеспечение, поэтому вы не сможете включать и выключать его, если у вас есть подписка на Copilot — отказ от подписки приведет к его удалению.