9 лучших способов управления вашей командой в Microsoft Teams
С Microsoft Teams удаленные члены команды могут работать вместе и повышать производительность.
Однако руководитель группы должен контролировать использование этой платформы, чтобы предотвратить любые непредвиденные обстоятельства, такие как утечка данных и несанкционированный доступ. Узнайте, как управлять Microsoft Teams для удаленных команд.
1. Стратегия создания команды и наименования
Все основные заинтересованные стороны должны иметь возможность создать новую команду в Microsoft Teams . Но эта функция не должна быть доступна всем. Ограничьте разрешение на создание команды администраторам, менеджерам или людям, которым нужен доступ.
Если вы не знаете цель или функцию команды, становится трудно управлять ими. Следовательно, используйте эффективное соглашение об именах в Azure Active Directory.
Соглашение об именовании относится к последовательному стилю или структуре именования, которому будет следовать каждая команда. Такой стиль именования поможет вам узнать описание команды, функцию, географический регион, имя создателя и т. Д.
2. Определите жизненный цикл данных и сообщений.
Для каждой команды важно иметь индивидуальную политику хранения данных. Таким образом, вы можете сохранять сообщения в течение фиксированного периода времени, и тексты автоматически исчезнут по истечении этого времени, когда они вам не понадобятся. Проанализируйте свои проекты и соответственно установите время для хранения сообщений.
Вы должны применить тот же процесс к данным вашей команды, определив жизненный цикл. Согласно Microsoft, цикл начинается, когда вы создаете команду и настраиваете канал. Середина цикла – это когда команда активно сотрудничает. Конец цикла означает, что команда достигла конца своего жизненного цикла после выполнения поставленных задач.
3. Регулируйте внешний доступ
Настройка Microsoft Teams по умолчанию позволяет членам групп из других организаций получать доступ к коммуникационным данным. Он также позволяет вам назначать встречи с внешними сторонами, которые используют Teams или Zoom.
Осторожно используйте этот параметр, чтобы контролировать, кто имеет доступ к данным вашей организации. Вы можете поместить определенный домен в черный список или разблокировать некоторые домены для управления доступом.
В то время как внешний доступ предназначен для других членов вашей организации, гостевой доступ означает разрешение людям за пределами вашей компании получать доступ к данным группы. Если ваша работа предполагает тесное сотрудничество с клиентами или сторонними партнерами, вы можете включить эту функцию в ограниченном объеме.
4. Придумайте правила встреч и текстовых сообщений.
Microsoft Teams – это платформа для профессионального общения, и чем менее личным она становится, тем лучше. Создавайте политики для обмена сообщениями и встреч в соответствии со стандартами организации.
Контролируйте или запрещайте использование непрофессиональных стикеров, гифок и мемов. Вы также можете разрешить системе оценки контента определять местонахождение любого раздражающего контента.
Вы также можете разрешить пользователям редактировать или удалять любое отправленное сообщение, но имейте в виду, что вам может потребоваться проследить исходное сообщение. Также возможна запись и расшифровка собраний команд.
Однако рассмотрите эти функции в соответствии с политикой компании, и, если вы решите выполнить эти действия, четко проинформируйте всех участников. Вы также должны предоставить прямой доступ к собраниям только членам команды, а гости должны присоединиться после утверждения.
5. Регулируйте интеграцию сторонних приложений.
Как руководитель группы, вы должны быть довольны возможностью бесшовной сторонней интеграции Microsoft Teams. Но тот факт, что любой участник может интегрировать поддерживаемое приложение, может стать для вас проблемой. Вы должны поддерживать чистоту и безопасность каналов Microsoft Teams.
Для этого вы должны разрешить интеграцию только определенного списка сторонних приложений. Вы можете посетить страницу « Управление приложениями» в центре администрирования Microsoft Teams, чтобы управлять приложениями Teams, которые вы хотите разрешить своим коллегам. Там вы также можете изменить работу стороннего приложения для отдельных пользователей.
6. Аудит звонков и сообщений
Администраторы Microsoft Teams могут проверять и проверять историю звонков любого участника за последние 30 дней. Вы можете использовать данные истории звонков отдельного человека, трафик, гарнитуру, качество сети и т. Д., Чтобы решить проблемы связи, с которыми они сталкиваются.
Вы также можете получить доступ к данным о тенденциях качества звонков за последние 90 дней на устаревшем портале Skype для бизнеса, чтобы получить обзор производительности сети.
7. Установите правило для классификации данных.
Категоризация данных – это метод, который предоставляет вам важную информацию об уровне конфиденциальности данных. С помощью этой классификации вы можете узнать местонахождение конфиденциальных данных, их факторы риска и то, как члены группы используют эти данные. Чтобы легко узнать эту информацию через категоризацию, установите схему классификации данных.
Этот набор правил четко объяснит конечным пользователям доступные варианты. Следовательно, устанавливайте правила на понятном языке. Примените правила классификации для всех команд Microsoft.
После того, как у вас есть схема классификации, вы также можете создать и реализовать предотвращение потери данных (DLP), метки хранения и т. Д.
8. Пользовательские правила безопасности и обмена ссылками.
Членам вашей команды нужна свобода включения новых ресурсов, но это не должно ставить под угрозу безопасность данных любой ценой. Вы можете предложить жизнеспособное решение этой проблемы, настроив параметры безопасности Microsoft Teams в соответствии с уровнями конфиденциальности проекта.
В зависимости от назначения данных вы даже можете добавить дополнительные ограничения, например отключить обмен ссылками. Поскольку Teams – это унифицированная платформа, интегрированная с другими приложениями Microsoft 365, вам необходимо пройти различные уровни авторизации для выполнения конфигураций в нескольких центрах администрирования.
Управляя настройками, учитывайте важность каждой команды, чтобы придумать соответствующие настройки.
9. Обучите свою команду правилам работы с командами MS.
Маловероятно, что один член команды найдет лучший способ максимально эффективно использовать Microsoft Teams. Следовательно, вам необходимо сотрудничать, чтобы исследовать и развиваться с помощью этой платформы. Независимо от того, собирается ли ваша команда использовать Teams впервые или прошло какое-то время, регулярное обучение будет полезным.
Там люди могут поделиться своим опытом работы с Microsoft Teams с другими. Они также могут рассказать о любых предыдущих проблемах с Teams и о том, как они эффективно справляются с этими проблемами. Вы также можете записать их предложения и реализовать возможные.
Легкое командное сотрудничество
Правильное использование инструментов – ключ к успеху любой команды или проекта. Следовательно, ответственность за соблюдение набора правил, которые организуют способ общения и сотрудничества участников, лежит на лидере группы.
Приведенные выше советы помогут вам убедиться, что ваша команда использует приложение Teams для продуктивного командного взаимодействия.