Функции искусственного интеллекта в Tencent Meeting полностью избавили меня от стресса, связанного с организацией мероприятий.

Сколько записей совещаний вы так и не пересмотрели?

Думаю, некоторые ответят: почти все.

Записанные файлы хранятся в облаке в неактивном состоянии, без индексов и сводок, поэтому мы скорее набросаем несколько строк в приложении для заметок на телефоне, чем будем трогать эту папку. Со временем единственная цель записей встреч сводится к тому, чтобы предотвратить последующие заявления другой стороны: «Я этого не говорил».

Как активный пользователь Tencent Meeting, я использовал его для записи совещаний по выбору тем, интервью, утренних лекций и групповых дискуссий. Для меня запись всегда была просто процессом архивирования. Я всегда трачу в три раза больше времени, чем длится совещание, на организацию заметок, выделение ключевых моментов и определение важной информации. Небольшая ошибка может привести к упущению важных деталей, что является классическим случаем «момент расслабления, за которым следует кошмар исправлений».

Последнее обновление Tencent Meeting, касающееся «интеллектуальной записи», весьма значительно. Оно меняет не только точность, но и всю структуру системы. Вводится механизм множественных шаблонов , позволяющий ИИ помогать организовывать различные типы совещаний разными способами.

Когда вы видите надпись «Искусственный интеллект помогает организовать контент совещания», ваша первая реакция, вероятно, будет: «Ну вот опять. Мы уже слишком часто видели эту функцию». Сгенерированный контент представляет собой либо дословную стенограмму с отформатированным наложением, либо повторение сказанного вами с добавлением заголовка.

Но на этот раз все может быть совсем по-другому. Я попробовал несколько совершенно разных типов встреч: еженедельные рабочие совещания, университетские лекции и визиты к клиентам, чтобы посмотреть, какие сюрпризы это может принести.

Точка доступа:

Шаг 1: Включите функцию «Облачная запись» во время совещания. После завершения совещания записанный файл будет автоматически сохранен в папку «Записи».

Шаг 2: Откройте клиент/приложение Tencent Meeting, нажмите «Запись» (в приложении перейдите в раздел «Я» — «Запись»), выберите любую встречу из всех файлов, и вы сможете просмотреть запись после входа.

Различные встречи в конечном итоге привели к различным способам организации работы.

Я начал с того, что затронул тему одного из самых распространенных еженедельных собраний.

Обычно это малозаметная, но неряшливая запись. Мой обычный подход заключается в том, чтобы открыть файл записи, перетащить ползунок прогресса, чтобы найти ключевые абзацы, а затем открыть приложение для заметок и вручную напечатать: кто что сказал, к какому выводу пришел и кто отвечает за дальнейшие действия.

На этот раз я ничего не делал. После встречи я просто открыл файл записи и выбрал шаблон «Умное резюме».

При записи этого еженедельного совещания искусственный интеллект разделил содержание примерно на шесть сегментов: обсуждение графика, подтверждение бюджета и кадровые вопросы. Название каждого сегмента идеально совпадало с тем, что я помнил. Эта единственная функция сэкономила мне как минимум половину времени, затраченного на организацию контента.

Этот общий шаблон достаточен для большинства рутинных рабочих совещаний. Но что меня действительно заинтересовало в совещании Tencent Meeting на этот раз, так это то, что произошло дальше.

Потому что определение «важной информации» совершенно различно для разных типов встреч.

Суть урока — это ключевые моменты знаний и фокус на экзамене; суть визита к клиенту — это бюджет, цепочка принятия решений и болевые точки; суть стартового совещания по проекту — это этапы и ответственные лица. Использование единого шаблона ИИ для решения всех задач — это как если бы один и тот же стажер писал и конспекты лекций, и отчеты о продажах. Это работает, но не профессионально.

На этот раз Tencent Meeting выпустила пять шаблонов, основанных на различных сценариях. Сначала я протестировал шаблон «Помощник в учебе», который наиболее востребован среди студентов, на занятии в 8 утра.

В среду утром в 8:00 на занятии по переводу и анализу литературы преподаватель начал говорить по-английски, а презентация PowerPoint переключалась в два раза быстрее, чем я просыпался.

Как обычно, я вошёл в конференцию, небрежно включил облачную запись, а затем переключил свой мозг в режим энергосбережения.

После занятия я первым делом открыла стенограмму, которая представляла собой плотную смесь китайского и английского языков. Слова «так» и «то есть» встречались попеременно.

Я просидела перед экраном три секунды, и у меня начала болеть голова. Ну ладно, посмотрю заметки, составленные с помощью шаблона "Помощник по учёбе".

Аккуратные абзацы смотрели на меня с таким милым выражением лица.

В ходе обсуждения я заметил интересную деталь: когда преподаватель объяснял, как перевести предложение «Память, как и оливки, — это приобретенный вкус», он уделил значительное время анализу слова «приобретенный». Искусственный интеллект в своих комментариях сжал этот контент в ключевые моменты, а не просто собрал кучу оригинальных цитат.

Больше всего меня порадовало то, что ни одна важная деталь, такая как количество членов команды, правила лотереи и процент набранных очков, не была упущена из виду.

Но результат работы ИИ — это не конец. Я также могу в любой момент добавить свои собственные комментарии под ключевыми моментами, так же естественно, как вставить комментарий в документ. Мои мысли, дополнения и вопросы прочно интегрированы с содержанием курса, постоянно обогащая меня в процессе обучения и в конечном итоге становясь моими собственными учебными ресурсами.

Для малых и средних предприятий использование нескольких шаблонов может оказаться более полезным.

Помимо обучающего инструмента, Tencent Meeting также предоставляет четыре шаблона: сводный отчет, протокол запуска проекта, протокол визита к клиенту (MEDDICC) и анализ данных о клиентах (BANT).

У меня есть друг, который работает в сфере B2B-продаж. В его команде шесть человек, и у них нет CRM-системы. Они полностью полагаются на избранные сообщения в WeChat и свою память в отношении информации о клиентах. Каждый раз, когда он возвращается со встречи с клиентом, его руководитель спрашивает: «Какой у них бюджет? Кто принял окончательное решение?» Затем он начинает пролистывать три наспех написанные строчки в приложении для заметок на телефоне, полагаясь на свою память в остальном.

Он прекрасно понимал, насколько полезны профессиональные методики продаж, такие как BANT и MEDDICC. Отсутствие любого из этих элементов — бюджета клиента, лица, принимающего решения, потребностей, сроков — могло привести к срыву сделки. Но в небольшой команде из шести человек у кого было время тратить полчаса на заполнение форм после каждой встречи с клиентом?

В отрасли есть данные, свидетельствующие о том, что использование правильной системы квалификации потенциальных клиентов может увеличить коэффициент конверсии на 67%. Принцип понятен всем, но проблема заключается в его применении.

На этот раз я помог ему протестировать шаблон MEDDICC. Процесс очень прост: при посещении клиента я использую Tencent Meeting для записи разговора, а после его завершения переключаюсь на шаблон MEDDICC. Искусственный интеллект автоматически классифицирует информацию, упомянутую в чате, такую ​​как диапазон бюджета, кто принимает окончательное решение, болевые точки клиента и ситуация с конкурентами, в соответствии с заданной структурой.

Прочитав это, он сказал: «То, на заполнение чего у меня раньше уходило полчаса, он закончил заполнять после собрания».

Шаблон BANT следует той же логике, автоматически согласовывая четыре параметра: бюджет, полномочия по принятию решений, срочность потребностей и сроки. Для небольшой команды, подобной его, такой подход является примером принципа «мало ресурсов, много методологии».

Возможно, вы не можете позволить себе CRM-систему стоимостью в сотни тысяч долларов или нанять консалтинговую фирму для обучения продажам, но с помощью простой платформы Tencent Meeting и подходящего шаблона ИИ может организовать информацию о ваших клиентах в профессиональную структуру. Проще говоря, сама методология не дорога; дороги затраты на реализацию. Теперь же ИИ устранил эти затраты.

Встреча неоднократно подвергалась сомнению; Юаньбао — мой личный секретарь.

Если составление интеллектуальных протоколов решает проблему «организации после совещания», то «Спроси Юаньбао» затрагивает более глубокий вопрос: можно ли продолжить обсуждение содержания совещания, задав дополнительные вопросы .

Наверняка все мы сталкивались с этим: на рабочем совещании с пятью-шестью участниками все говорят, и сложно следить за изменением позиции каждого в режиме реального времени. Ваше внимание часто привлекает голос того, кто говорит громче всех.

Теперь вы можете просто щелкнуть по нику участника в стенограмме, чтобы Юаньбао кратко изложил его общую точку зрения. После индивидуальных резюме все становится понятно: что сказал каждый из пяти или шести человек, на чем они сделали акцент и по каким вопросам у них были сомнения.

Задавать уточняющие вопросы после встречи — это наиболее распространенный способ использования функции «спроси Юаньбао».

В ходе интервью один из собеседников упомянул концепцию афаназии. Я не хотел его прерывать и не стал развивать эту тему дальше. После этого я попросил Юаньбао объяснить мне содержание интервью, сопоставив его с внешними материалами. Он интегрировал личное описание собеседника с внешними знаниями в области когнитивной науки, отмечая, какой контент был взят из записи, а какой — из онлайн-поиска.

Раньше при столкновении с незнакомыми понятиями поиск в CNKI и литературе занимал несколько часов, что было трудоемко и чревато ошибками. Теперь Yuanbao предоставляет комплексную услугу «интерпретация содержания интервью + дополнение авторитетными знаниями + аннотирование источников». Организованное содержание после небольшой корректировки и проверки можно напрямую добавить в приложение или сноски к статье.

Если студентам необходимо отправить групповое уведомление своим коллегам после занятия, они могут просто ввести команду «Сгенерировать групповое уведомление в соответствии с требованиями к формированию групп в рамках данного курса, указав время формирования группы, количество участников, процент выполнения заданий и правила лотереи». Четкое и соответствующее уведомление будет сгенерировано немедленно, после чего его можно скопировать и вставить в группу.

Таким образом, «содержание совещания» превращается из простой аудио- и видеозаписи в базу знаний, которую можно изучать и расширять. Вы просто говорите ИИ, что хотите узнать, и он извлекает это для вас.

Конечная цель записи совещаний — это «память, к которой можно получить доступ в любое время».

Раньше я ожидал от совещания простого подведения итогов. Но подведение итогов — это всего лишь архив информации; то, как эта архивированная информация распространяется и используется, и определяет истинную эффективность.

В этом году Tencent Meeting интегрировал искусственный интеллект во все аспекты процесса проведения совещаний. Теперь, благодаря управлению несколькими шаблонами для организации данных и управлению Yuanbao для последующих вопросов, весь процесс наконец-то стал бесшовным.

Вы можете продолжать задавать ему вопросы, добавлять свои заметки и даже подключать его к интернету, чтобы находить необходимую информацию. Впервые запись совещания стала живым, дышащим организмом.

Я просмотрел кучу старых записей в облаке, которые никогда раньше не открывал, и оказалось, что эта функция поддерживается уже давно; старые файлы по-прежнему можно использовать.

Возможно, мне придётся пересмотреть те лекции в 8 утра, которые уже несколько месяцев хранятся в облаке. Не для повторения материала, а просто чтобы понять, какие «ключевые моменты» были, с точки зрения ИИ, важны на тех лекциях, когда я чуть не заснул.

Вместо того чтобы называть это записью совещания, точнее будет сказать, что она сохраняет те контекстные воспоминания о работе и жизни, которые ранее не были должным образом систематизированы.

Вот какой результат должен быть после проведения "записи совещания".

#Добро пожаловать на официальный аккаунт iFanr в WeChat: iFanr (идентификатор WeChat: ifanr), где вы сможете быстро найти еще больше интересного контента.