Как должно развиваться финансовое управление по мере роста бизнеса?

Данная публикация подготовлена ​​в рамках платного партнерства с QuickBooks .

Масштабируемое финансовое управление подразумевает наличие систем, которые успевают за растущей сложностью.

То, что работает, когда вы работаете в одиночку и выставляете счета нескольким клиентам, не сработает, если у вас есть сотрудники, несколько источников дохода и команда, обменивающаяся финансовыми данными.

Инструменты и процессы, с которых вы начали, должны развиваться вместе с вами – иначе они начнут вас тормозить.

Как должно развиваться финансовое управление с течением времени?

Для большинства малых предприятий управление финансами начинается с электронных таблиц. Это бесплатно, привычно и достаточно, когда бизнес несложный. Но электронные таблицы статичны – они не масштабируются, и по мере роста бизнеса начинают давать сбои.

Естественным шагом является переход к специализированному бухгалтерскому программному обеспечению: системе, которая автоматически обновляется, поддерживает множество пользователей и расширяет возможности отчетности по мере роста сложности. Масштабируемость означает, что программное обеспечение растет вместе с бизнесом на каждом этапе, а не требует миграции каждый раз, когда оно перестает соответствовать своим возможностям.

Вот как выбрать финансовое программное обеспечение для вашего растущего бизнеса:

• Ищите гибкие финансовые системы: программное обеспечение, которое поддерживает различные размеры и модели бизнеса и не требует перехода на совершенно новую платформу по мере расширения ваших потребностей.
• Обратите внимание на возможности автоматизации: способность автоматизировать повторяющиеся задачи — выставление счетов, категоризацию расходов, сверку — чтобы вашей команде не приходилось выполнять больше ручной работы по мере роста объёма данных.
• Обратите внимание на многопользовательский доступ: возможность добавлять членов команды с определенными ролями и разрешениями, чтобы финансовые задачи можно было выполнять совместно без ущерба для безопасности данных.
• Обратите внимание на расширенные возможности отчетности: инструменты отчетности, выходящие за рамки базовых сводок доходов и расходов, охватывающие рентабельность проектов, прогнозирование денежных потоков и показатели эффективности по местоположениям или отделам.

Почему системы, используемые на ранних этапах развития бизнеса, терпят неудачу по мере его роста

Большинство малых предприятий начинают с самого простого и дешевого варианта: электронной таблицы, базового инструмента для выставления счетов или базовой бухгалтерской программы. На начальном этапе это практичный выбор. Проблема в том, что эти системы не рассчитаны на масштабирование, и пробелы возникают постепенно, а не сразу.

Электронная таблица отлично работает, когда у вас десять транзакций в месяц. При ста она становится громоздкой, а при тысяче — обузой. Появляются ошибки, данные теряются, а сверка данных отнимает много времени.

Согласно исследованию Intuit QuickBooks, 71% владельцев малого бизнеса по-прежнему используют ручку и бумагу или электронные таблицы для управления некоторыми аспектами своих финансов, что подвергает их именно этим рискам по мере роста их бизнеса.

Та же закономерность применима и к инструментам бухгалтерского учета для одного пользователя. Основатель-одиночка, использующий программное обеспечение начального уровня, получает все необходимое. Но как только он нанимает бухгалтера или офис-менеджера, система становится узким местом и замедляет работу растущей команды.

Ручные процессы усугубляют проблему. Каждая задача, выполняемая вручную — ввод расходов, отслеживание счетов, составление ежемесячных отчетов — занимает пропорционально больше времени по мере роста бизнеса. Процесс, который занимает два часа в месяц при десяти клиентах, занимает десять часов при пятидесяти.

Когда финансовая система не масштабируется, рост начинает замедлять развитие бизнеса, а не продвигать его вперед.

Пример: базовая конфигурация стала слишком мала для нынешнего состояния.

Компания по ремонту домов начинает свою деятельность с одного владельца, который ведет все счета и расходы с помощью простой бухгалтерской программы. При десяти проектах в год это вполне устраивает.

К третьему году компания разрослась до сорока проектов, двух офисных сотрудников, бухгалтера и субподрядчиков в трех местах. Первоначальная система поддерживает только одного пользователя. Отслеживание расходов требует ручного ввода данных, а отчетность не различает местоположения или типы проектов.

Владелец тратит часы каждую неделю на финансовое администрирование, которое должна обрабатывать система. Бухгалтер же работает с экспортированными электронными таблицами, а не с данными в реальном времени.

Отчеты устаревают еще до завершения. Система, которая работала в первый год, активно препятствует развитию бизнеса на третий год.

Как выглядят масштабируемые финансовые системы

Масштабируемая финансовая система обладает четырьмя определяющими характеристиками: автоматизирует рутинную работу, поддерживает множество пользователей с соответствующим доступом, предоставляет отчеты, соответствующие сложности бизнеса, и взаимодействует с другими инструментами, используемыми в бизнесе.

Автоматизация

Автоматизация — это основа. Когда транзакции автоматически классифицируются, счета выставляются по расписанию, а сверка происходит в фоновом режиме, финансовая функция не замедляется по мере увеличения объема работы.

Система справляется с дополнительной рабочей нагрузкой, не требуя увеличения штата или рабочего времени. Для растущего бизнеса это разница между тем, когда финансовая поддержка тормозит операционную деятельность, и тем, когда она успевает за ней.

Многопользовательский доступ

Масштабируемая финансовая система позволяет использовать систему нескольким пользователям, каждому из которых назначается определенная роль и права доступа, которые можно настраивать на детальном уровне.

Это означает, что сотрудник, занимающийся платежами поставщикам, не имеет доступа к расчету заработной платы, а менеджер по продажам может просматривать отчеты о доходах, не затрагивая записи о расходах. Владелец бизнеса, бухгалтер и руководитель отдела получают доступ к необходимым им финансовым данным — при этом никто из них не видит того, чего не должен видеть.

Подробные репортажи

Именно глубина формирования отчетов определяет ценность масштабируемых систем с течением времени.

На начальном этапе достаточно базового отчета о прибылях и убытках. Но по мере роста бизнеса необходимо отслеживать прибыльность по проектам, контролировать показатели эффективности по местоположениям или отделам, а также прогнозировать движение денежных средств. Масштабируемая система позволяет получать эти отчеты без необходимости их ручного составления.

Интеграции

Интеграции — это то, что связывает все воедино.

В растущем бизнесе используются отдельные инструменты для расчета заработной платы, платежей, учета запасов и учета рабочего времени. Масштабируемая финансовая система напрямую подключается к этим инструментам, поэтому данные автоматически поступают в ваши счета. Без таких подключений каждый новый добавленный инструмент создает новый ручной шаг.

Как QuickBooks Online способствует росту бизнеса

QuickBooks Online построен на идее, что финансовые потребности меняются по мере роста бизнеса. Вместо того чтобы предлагать единый продукт, он предоставляет многоуровневую систему тарифных планов – Simple Start, Essentials, Plus и Advanced – каждый из которых разработан для соответствия разным этапам развития бизнеса. Компании могут переходить на более высокие тарифы по мере изменения своих потребностей, сохраняя при этом свои данные и историю.

Пакет Simple Start подходит для индивидуальных предпринимателей и очень малых предприятий. Пакет Essentials добавляет многопользовательский доступ для трех человек, управление счетами и учет рабочего времени — практичные обновления для бизнеса, который начал делегировать финансовые задачи.

Версия Plus расширяется до пяти пользователей и добавляет отслеживание запасов, отчеты о рентабельности проектов и инструменты бюджетирования — она лучше подходит для предприятий, управляющих физическими товарами или отслеживающих затраты по нескольким проектам. Версия Advanced поддерживает до 25 пользователей, имеет настраиваемые панели мониторинга, расширенные отчеты и инструменты автоматизации рабочих процессов, разработанные для более сложных операций.

Во всех тарифных планах QuickBooks Online автоматизирует рутинные задачи бухгалтерского учета с помощью искусственного интеллекта Intuit — классифицирует транзакции, сверяет счета и выявляет несоответствия для проверки. Этот уровень автоматизации означает, что система выполняет больше задач по мере роста бизнеса, а не требует больших усилий от пользователей. А поскольку все тарифные планы работают на одной платформе, переход с одного уровня на другой — это простая процедура, а не миграция системы.

H3: Пример: масштабирование без переключения систем

Маркетинговое агентство начинало свою деятельность с двух человек, занимаясь выставлением счетов и учетом расходов в QuickBooks Online. За восемнадцать месяцев у него появилось десять клиентов, три сотрудника и внештатный бухгалтер. Владелец добавил учетную запись для бухгалтера, который теперь работает непосредственно в системе, а не с экспортированными файлами.

Два года спустя агентство открывает второй офис и начинает работать по проектной модели. Они внедряют отслеживание успеваемости и отчетность по проектам — функции, уже имеющиеся в системе и готовые к использованию. Финансовые данные с первого дня остаются неизменными.

Отчеты, которые ранее требовали ручной сборки, теперь генерируются всего за несколько кликов. Система масштабируется вместе с бизнесом на каждом этапе – не требуется новая платформа, не нужно осваивать новые навыки, не требуется миграция данных.

Как выбрать масштабируемую систему

Правильно подобранное финансовое программное обеспечение должно поддерживать ваш бизнес сегодня и обеспечивать возможности для роста без необходимости начинать все с нуля. Используйте этот контрольный список, чтобы выбрать масштабируемую финансовую систему:

• Многоуровневые тарифные планы: Предлагает ли программное обеспечение тарифные планы, масштабируемые от базового до продвинутого, чтобы вы могли перейти на более продвинутый уровень без смены платформы?
• Многопользовательский доступ: Можно ли добавлять членов команды с определенными ролями и правами доступа по мере роста бизнеса?
• Автоматизация: Автоматизирует ли она повторяющиеся задачи, такие как выставление счетов, классификация расходов и сверка?
• Расширенные возможности отчетности: Может ли система создавать отчеты по проектам, местоположениям или отделам по мере усложнения ваших потребностей в отчетности?
• Интеграция: Подключается ли он к другим инструментам, используемым вашей компанией, — системам расчета заработной платы, платежам, управлению запасами?
• Сохранение данных: Если вы перейдете на более дорогой тарифный план, сохранится ли ваша существующая финансовая история без необходимости ручной миграции?
• Доступ для бухгалтера: Может ли ваш бухгалтер получить прямой доступ к системе, не работая с экспортированными файлами?

Если вы сейчас используете электронные таблицы или простой бухгалтерский инструмент, лучшее время для обновления — до того, как вы почувствуете давление, а не после. Переход на более мощную систему прост, пока бизнес еще управляем. Сделать это в период роста, под давлением, гораздо сложнее.

Часто задаваемые вопросы

Когда компании следует модернизировать свои финансовые системы?

Наиболее очевидные признаки — когда существующая система создает ручные обходные пути, когда доступ требуется более чем одному человеку или когда отчетность перестает обеспечивать необходимую прозрачность. Если вы экспортируете данные в электронные таблицы для создания отчетов или полагаетесь на одного человека для управления всем, система уже отстала. Обновление до того, как эти проблемы станут неотложными, проще, чем обновление в разгар событий.

Что обеспечивает масштабируемость финансового программного обеспечения?

Масштабируемое финансовое программное обеспечение растет вместе с бизнесом, а не требует замены на каждом этапе. Ключевыми признаками являются многоуровневые планы, которые добавляют возможности без принудительной миграции, многопользовательский доступ с ролевыми разрешениями и автоматизация, которая справляется с растущим объемом транзакций без увеличения ручной работы.

По мере усложнения бизнеса отчетность должна становиться более подробной. Программное обеспечение должно упрощать управление финансовой функцией по мере роста бизнеса, а не усложнять его.

Данный контент оплачен указанными брендами. Digital Trends тесно сотрудничает с рекламодателями, чтобы представить их продукцию и услуги нашим читателям. Хотя эта статья носит информационный характер и не содержит субъективного мнения, она основана на тщательной проверке фактов нашей командой для обеспечения точности. Весь брендированный контент создается нашей командой по работе с партнерами, а не сторонними рекламодателями. Для получения дополнительной информации о нашем подходе к созданию брендированного контента нажмите здесь .