Как малому бизнесу эффективно управлять запасами с помощью QuickBooks?
Эта публикация предоставлена вам в рамках платного партнерства с QuickBooks.
Малые предприятия эффективно управляют запасами, поддерживая достаточный запас для удовлетворения спроса и избегая затоваривания. Для этого они отслеживают наличие товаров, их продажи и сроки повторных заказов, используя простые правила и регулярные отчёты.
Такое программное обеспечение, как QuickBooks, может помочь малому бизнесу управлять запасами более точно и с меньшими ручными усилиями, регистрируя покупки и продажи, отслеживая уровни запасов и выявляя малоликвидные или медленно реализуемые товары.
Ключевой вывод
- Эффективное управление запасами позволяет избежать как дефицита, так и избытка запасов, что помогает защитить денежный поток.
- Для хранения списков товаров, перемещений и основных правил повторного заказа следует использовать одну надежную систему.
- QuickBooks может выступать в качестве такой системы, помогая малому бизнесу эффективно управлять запасами.
Что такое управление запасами для малого бизнеса?
Эффективное управление запасами означает удовлетворение спроса клиентов с минимальными затратами денег, времени и пространства. На практике это означает точный отслеживание запасов, понимание того, какие товары расходуются быстрее или медленнее других, и установление простых правил, когда следует дозаказывать и размещать запасы на хранение.
Цель — предотвратить дефицит и избыток запасов, сохранив при этом управляемость процесса для небольшой команды.
Как эффективно управлять запасами
- Определите, какие товары нужно отслеживать : начните с товаров, которые обеспечивают большую часть ваших продаж или которые сложно заменить. Ошибки, связанные с этими товарами, окажут наибольшее влияние на ваши доходы и удовлетворенность клиентов.
- Создайте понятный список товаров с основными сведениями о товарах : присвойте каждому товару уникальное название или код, единицу измерения и простую категорию, чтобы можно было группировать связанные товары при анализе остатков и продаж. В QuickBooks эту информацию можно найти в списке товаров и услуг.
- Выберите одну надежную систему для отслеживания количества и стоимости : вы можете использовать электронную таблицу, специализированную систему управления запасами или бухгалтерское программное обеспечение с функциями управления запасами. Некоторые тарифные планы QuickBooks (например, Online Plus и Online Advanced) позволяют включить отслеживание запасов (в настройках) и отнести товары к категории «инвентарь», «не инвентарь» или «услуги», чтобы вы могли отслеживать, что покупаете, продаете и что есть в наличии.
- Всегда регистрируйте покупки и продажи в одной и той же системе : эффективное управление запасами основано на единообразном и последовательном учете движения запасов. QuickBooks автоматически обновляет количество и бухгалтерские записи при вводе счетов, счетов-фактур и чеков для товаров, поэтому вам не нужны отдельные таблицы учета запасов. Система также обновляет количество в заказе на закупку для товаров, находящихся в заказе , но еще не полученных (в тарифных планах Plus и Advanced).
- Установите простые точки повторного заказа, чтобы принимать решения о покупке : точка повторного заказа — это уровень запасов, при котором размещение нового заказа наиболее эффективно с учётом времени выполнения заказа и сохранности запасов. QuickBooks (на тарифах Plus/Advanced) может хранить точки повторного заказа и отмечать товары, запасы которых ограничены или отсутствуют, чтобы вы могли просматривать их, определять приоритеты и создавать заказы на покупку до того, как они закончатся.
- Используйте отчёты для выявления закономерностей и вносите необходимые корректировки : регулярно проверяйте, какие товары продаются быстро или медленно, а также сколько денежных средств у вас заморожено на складе. Отчёты QuickBooks по запасам и продажам показывают количество имеющихся товаров, товары для повторного заказа и стоимость запасов, что позволяет корректировать объёмы заказов или исключать неэффективные товары.
- Пересматривайте процессы и инструменты по мере роста вашего бизнеса : по мере увеличения объёмов заказов или каналов продаж проверяйте, подходит ли ваш текущий набор электронных таблиц, программного обеспечения и/или приложений для управления запасами. Например, при масштабировании бизнеса можно начать с простого, а затем, по мере роста потребностей, подключить QuickBooks к более специализированным инструментам для управления запасами.
Основные принципы эффективного управления запасами для малого бизнеса
| Принцип | Пример |
|---|---|
| Имейте точное представление о том, что у вас есть | Ведение единого списка товаров и отслеживание количества товаров на складе в одной основной системе |
| Повторный заказ в подходящее время, не слишком рано и не слишком поздно | Установите точки повторного заказа на основе времени выполнения заказа и спроса; используйте список товаров с низким запасом или оповещения |
| Избегайте копирования данных вручную | Регистрируйте покупки и продажи один раз (используйте стандартную форму для обоих случаев, если вы используете QuickBooks) |
| Определите пункты, которые способствуют или препятствуют денежному потоку | Перед повторным заказом просматривайте отчеты о товарах, которые быстро и медленно идут в ход, а также стоимость запасов. |
В этой таблице показаны принципы эффективного управления запасами с примерами их применения.
Пример использования QuickBooks: применение принципов эффективного управления запасами
Небольшой магазин товаров для дома хочет избежать пустых полок и накопления коробок на складе. Владелец переносит основные товары из таблицы Excel в QuickBooks Online, который уже используется для бухгалтерского учёта малого бизнеса.
Они импортируют список товаров из электронной таблицы, выбирают типы позиций в инвентаре и регистрируют покупки и продажи с помощью стандартных форм. Количество теперь обновляется автоматически, оповещения о низком уровне запасов сообщают владельцу, когда следует перезаказать наиболее продаваемые товары, а отчёты по инвентаризации выделяют медленно реализуемые позиции, которые следует сократить или снять с производства.
Владелец тратит меньше времени на ручной подсчет запасов, а это значит, что больше времени уходит на обслуживание клиентов и планирование будущего бизнеса.
Контрольный список: настройка управления запасами в QuickBooks
- Выберите тарифный план QuickBooks Online с функциями инвентаризации
- Включите отслеживание запасов или инвентаря в настройках
- Импортируйте продукты и услуги из Excel или CSV с помощью импорта данных
- Импортируйте клиентов и поставщиков, чтобы они были готовы к записям о покупках и продажах
- Отнести каждый элемент к категории инвентаря, неинвентаря или услуги в зависимости от того, как вы его используете.
- Регистрируйте покупки и поступления товарно-материальных ценностей для точного определения их количества на складе
- Регистрируйте все продажи товарно-материальных ценностей с использованием счетов-фактур или товарных чеков.
- Установите точки повторного заказа для ключевых товаров и регулярно просматривайте оповещения о низком уровне запасов.
- Подключите приложения электронной коммерции (например, Shopify Connector) для синхронизации заказов и связанных данных.
- Регулярно готовьте отчеты о запасах и продажах для обоснования решений о заказах и ценообразовании.
Лучшие практики и подводные камни
- Отдавайте приоритет товарам с высоким рейтингом : сначала отслеживайте и проверяйте бестселлеры, прежде чем беспокоиться о незначительных очередях.
- Не полагайтесь только на память : используйте заранее заданные точки повторного заказа, регулярные отчеты или автоматические оповещения вместо того, чтобы гадать, когда покупать.
- Избегайте двойной записи : выберите одну систему для управления запасами и убедитесь, что все покупки и продажи проходят через нее.
- Регулярно просматривайте отчеты, а не только в конце года : предупреждайте дефицит, избыток товаров и появление устаревших товаров.
- Обновляйте свой процесс по мере роста : по мере роста объемов и каналов продаж рассмотрите возможность перехода с электронных таблиц на систему, подобную QuickBooks, а при масштабировании рассмотрите возможность подключения специального приложения для управления инвентаризацией.
Часто задаваемые вопросы по управлению запасами
Что означает эффективное управление запасами для малого бизнеса?
Эффективное управление запасами означает поддержание достаточных запасов для удовлетворения спроса без чрезмерного использования денежных средств или складских площадей. Для малого бизнеса это обычно включает в себя отслеживание количества, установку базовых точек возобновления заказов, анализ динамики продаж и использование программного обеспечения для управления запасами, чтобы обновления были точными и не зависели от памяти одного человека.
Когда малому бизнесу следует переходить от электронных таблиц к программному обеспечению для управления запасами?
Если у вас небольшой ассортимент продукции, один или два канала продаж и небольшой объём заказов, простой электронной таблицы может быть достаточно, при условии её регулярного обновления. По мере роста ассортимента продукции, заказов или штата сотрудников программное обеспечение для управления запасами или специальное приложение для управления запасами может сократить количество ошибок и ручного труда.
Как QuickBooks может помочь в эффективном управлении запасами?
QuickBooks поможет вам отслеживать количество товаров в наличии, количество товаров, находящихся на складе, на основе уровней повторных заказов, а также стоимость запасов в рамках ваших счетов при выборе тарифного плана с функциями учёта запасов. QuickBooks связывает изменения запасов с записями о покупках и продажах, обеспечивая единообразное представление информации.
Этот контент оплачен указанными брендами. Digital Trends тесно сотрудничает с рекламодателями, чтобы представить их продукты и услуги нашим читателям. Хотя эта статья носит информационный характер и не является субъективной, она отражает тщательную проверку фактов нашей командой для обеспечения точности. Весь брендированный контент создается нашей командой, а не внешними рекламодателями. Подробнее о нашем подходе к брендированному контенту можно узнать здесь .