10 советов по управлению общими файлами на Google Диске

управление-разделяемые-файлы-диск

Совместное использование документов на Google Диске больше не является новым. И это только улучшается, когда удаленная работа затрагивает все уголки земного шара. Это хорошая новость для нас, так как простая общая папка Google Drive открывает множество совместных идей в разных доменах.

Вы все еще смеетесь над ним? Эти десять советов помогут вам лучше управлять общими файлами с сегодняшнего дня.

Разблокируйте шпаргалку " Google Drive Essential Shortcuts " прямо сейчас!

Это подпишет вас на нашу рассылку

введите свой адрес электронной почты

Основы обмена Google Drive

Вы можете поделиться любым файлом или папкой. Но вам нужно обратить внимание на людей, с которыми вы делитесь, и на уровень общего доступа к разрешениям, которые вы разрешаете на Google Диске.

Двухминутное видео подводит итог процесса.

Как владелец, вы можете предоставить другим пользователям полное право собственности на файл или определенный уровень доступа для просмотра и редактирования.

  • Можно редактировать: рабочий лист, над которым вы работаете с вашей командой.
  • Я могу прокомментировать: черновик книги, которую вы пишете. Другие могут просматривать и добавлять комментарии к файлу, но не могут редактировать его. Папки не имеют комментариев.
  • Вы можете просмотреть: приглашение на выходные дни, только что сделанное с помощью Presentation.

Вот диаграмма, которая сравнивает доступ для зрителя, комментатора, издателя или владельца:

Сравнительная карта для обмена и доступа к Google Drive

Источник: поддержка Google

1. Как отключить копирование, скачивание и печать общих файлов?

Вы можете запретить загрузку, печать и копирование общих файлов. Расширенная функция управления правами на информацию удаляет эти параметры из меню просмотра. Это еще один уровень контроля над вашими документами.

Откройте Google Drive. Выберите общий файл и нажмите значок « Поделиться» в правом верхнем углу.

В диалоговом окне « Поделиться с людьми и группами » добавьте имя соавторов. Установите уровень авторизации ваших соавторов в раскрывающемся меню рядом с полем имени. Права доступа к Google Диску: Редактор , Просмотр , Комментатор .

Диалог разрешений Google Диска

Отправка уведомления и личного сообщения не является обязательной. Теперь вы можете отключить загрузку, печать или копирование общего файла. Нажмите на значок шестеренки, чтобы просмотреть два других разрешения, которые вы можете отменить, чтобы повысить конфиденциальность вашего документа.

Вернитесь к предыдущему диалоговому окну, щелкнув стрелку, а затем отправьте файл своему сотруднику.

Отключение Google Диска Скачать Распечатать Копировать

Зрители увидят отключенные опции экспорта в верхней части меню «Файл» и «Редактировать». Параметры копирования, печати и загрузки также отключены для определенных документов, электронных таблиц и презентаций.

Параметры экспорта из Google Диска отключены

Имейте в виду, что пользователи с правами «редактирования» смогут загружать, распечатывать и копировать ваши файлы, даже если этот параметр включен.

2. Поделитесь папкой с не-пользователями Google

Вашим друзьям и коллегам не нужна учетная запись Google для просмотра папки или документа на Google Диске. Вы можете отправить приглашение на их электронный адрес. Или используйте общую ссылку.

Пользователи и сотрудники сторонних учетных записей могут просматривать файл только независимо от набора разрешений.

Поделитесь документом Google с пользователем, не являющимся пользователем Google

Совместное использование через общедоступную ссылку является угрозой безопасности для конфиденциальных документов, поскольку любой пользователь, имеющий ссылку, может получить доступ к файлу. Так что используйте его в общедоступном чате, электронной почте или в социальных сетях, только если документ может просматривать кто угодно.

3. Загрузите общую папку Google Drive

Google Drive позволяет загружать все содержимое общей папки в виде ZIP-архива. Это полезно для сохранения локальных копий общих документов. Структура папок с любыми подпапками хранится в архиве.

Перейдите на страницу « Поделиться со мной» на своем Google Диске. Щелкните правой кнопкой мыши папку и выберите « Загрузки» .

Загрузите общую папку в Google Drive

Вы также можете использовать трехточечный значок на панели инструментов, чтобы загрузить папку.

Если вы загрузите документ, лист или слайд Google, он будет загружен как документ Office. Все остальные файлы будут загружены в их родном формате.

4. Передать право собственности на файлы другому лицу

Есть много причин для передачи права собственности на документы кому-то еще. Может быть, кто-то другой берет на себя проект. Может быть, кто-то уволил тебя. Для заметки, вы собираетесь в отпуск и просто хотите передать ответственность за общие документы. Процесс цифровой доставки документов и папок на Google Диске прост.

Общая папка на Google Диске

Откройте Google Drive. Выберите общую папку или файл в разделе «Документы», «Листы» или «Слайды» и щелкните значок « Поделиться» в правом верхнем углу. Когда предполагаемый владелец не имеет доступа к общему доступу … он приглашает, введя адрес электронной почты в поле «Поделиться с людьми и группами». Так что экономьте .

Нажмите раскрывающееся меню рядом с именем человека, чей файл или папка вы хотите иметь. Выберите Создать владельца .

Ваша роль переходит от владельца к издателю после передачи права собственности. Всплывающее сообщение предупреждает вас, что «Новый владелец будет уведомлен и может удалить вас. Вы также можете потерять возможность изменять настройки общего доступа».

Примечание. Право собственности на синхронизированный или загруженный файл (например, файл PDF или файл изображения) не может быть передан.

5. Как запросить доступ к общим файлам?

При попытке доступа к файлу по общей ссылке вы можете получить сообщение «Доступ необходим».

Доступ к Google Диску

Иногда владельцы делятся ссылкой перед установкой разрешений. Кроме того, вы можете открыть файл с альтернативным идентификатором Google. Легко запросить доступ в один клик.

На рабочем столе:

  • Откройте ссылку на файл.
  • Нажмите Запросить доступ.

На телефоне:

Приложение Drive для Android или iOS позволяет запрашивать доступ в одно касание при появлении сообщения «Невозможно получить доступ к документу». Запрос авторизации отправит электронное письмо владельцу приложения. Владельцы файлов немедленно уведомляются на Android и iOS.

Загрузить: Google Drive для Android iOS (бесплатно)

6. Поиск сотрудника

Совместно использовать документ из 10 человек очень просто. Разделите это с 50 звонками для большего планирования. Управление общими файлами также означает отслеживание того, какой соавтор работает над каким документом.

Перейти к просмотру деталей (нажмите «Я» на панели инструментов). Перейдите на вкладку « Действия », чтобы быстро увидеть, какими файлами вы недавно поделились.

Проверьте активность на Google Диске

Нажмите Общий доступ со мной на левой боковой панели Google Диска. Вы получите список всех документов, к которым у вас есть общий доступ.

Используйте Google Drive Search и его расширенные фильтры. Преимущества производительности не удивят тех, кто знает о фильтрах Gmail.

Поиск на Google Диске и фильтры

Используйте окно поиска в верхней части Google Drive. Поиск Google Диска также ищет в теле документа слова, которые вы хотите найти.

Вы можете искать первые 100 страниц всех текстовых или PDF-документов, которые вы загрузили. Вы также можете искать текст, найденный на первых 10 страницах любого изображения PDF. Вместо того, чтобы копаться в папках, используйте эту мощную функцию для быстрого доступа к файлу.

Находясь на Google Диске, нажмите клавишу бара, чтобы поместить курсор в окно поиска. Нажмите на маленькую стрелку раскрывающегося списка в окне поиска, чтобы просмотреть основные поисковые фильтры. Изучение некоторых ручных параметров может сэкономить ваше время.

Например: чтобы найти документы, которыми вы поделились с кем-то, используйте to:[email protected] .

Справка Google содержит полный список в разделе «Расширенный поиск на Google Диске».

7. Упростите обмен, создав группы контактов

С контактами электронной почты нет необходимости устанавливать разрешения для отдельных документов для членов команды. Вы можете просто создать ярлыки, которые представляют собой набор контактов в определенных группах электронной почты.

Войдите в Google Контакты . На левой боковой панели нажмите Создать ярлык .

Создание ярлыка в контактах Google

Дайте ему описательное имя, основанное на проекте команды. Или что-нибудь еще, что делает их легко запоминающимися. Вы можете назвать ярлыки с разрешениями, чтобы их было легко запомнить. Любой контакт может быть частью нескольких ярлыков.

Например: Project.view или Project.edit

Введите метки в поле настроек общего доступа к файлам или папкам на Google Диске.

Ввод ярлыков Google Contact в настройках общего доступа на Google Диске

8. См. Количество просмотров общего документа

Google ведет историю версий, но нет способа узнать, сколько раз был просмотрен общий документ. Я получил ответ на этот вопрос из старого обсуждения Stack Exchange .

Отправьте ссылку на документ в службу сокращения URL-адресов http://goo.gl и поделитесь только этим URL-адресом. Этот сервис предоставляет информацию о том, сколько раз была нажата ссылка, как можно ближе к моменту, чтобы узнать, сколько раз к документу обращались.

Google отключил поддержку сокращения URL. Вы можете использовать Bitly вместо этого. Это полезно в тех случаях, когда вы можете поделиться документом публично и проверить ответ. Обратите внимание, что публичные документы и файлы отображаются в результатах поиска.

Битли приборная панель

Некоторые идеи для публичного обмена:

  • Загрузить и поделиться электронной книгой.
  • Попробуйте первоначальный ответ на креативный продукт.
  • Выпустите слайд-презентацию для публичного просмотра (например, SlideShare).
  • Найти открытый образовательный контент.

Совет. Вы можете использовать простой поиск по сайту Google для поиска общедоступных документов. Например, ключевое слово site: drive.google.com

9. Поделиться со Slack

Если вы еще не работаете со Slack, пришло время представить его вашей команде. Есть много способов заставить ваши любимые сервисы работать со Slack. Интеграция с Google Drive — одна из самых популярных.

Slack позволяет импортировать файлы Google Drive и делиться ими через Slack. Все импортированные файлы Google Диска также проиндексированы Slack для удобного поиска и справки. Файлы не хранятся в Slack: они остаются в папках Google Drive. Slack действует как канал.

Slack и Google Drive

Небольшой пример: вставьте ссылку на документ Google в чате Slack. Slack отображает фрагмент содержимого файла под ссылкой после интеграции. Это полезнее, чем просто делиться слепыми ссылками.

Справочный центр Slack показывает, как подключить Google Drive к Slack двумя простыми способами.

10. Поделитесь Google Docs из Microsoft Office

Диск Google против Microsoft Word может быть ежедневной встречей двух офисных пакетов, но эти два центра наконец-то играют хорошо. Вы можете загружать файлы Word, Excel и PowerPoint в Google Drive и работать с ними в облаке, как и в случае любого другого общего файла Google Drive.

Все обновления сохраняются в файлы в исходном формате. Офисные документы, хранящиеся на диске, также контролируются версиями. Вы можете отслеживать предыдущие версии файла Office или вернуться к более ранней версии.

Если вы хотите использовать определенные инструменты Google Drive, такие как надстройка или переводы, преобразуйте файл Microsoft в документ Google. В противном случае вам не нужно беспокоиться об изменении одного формата на другой.

Обмен файлами на Google Диске прост

Это также стало проще. Существует несколько других настроек Google Диска, которые можно изменить, чтобы сделать рабочий процесс более гибким. Проводите время с совместными функциями Google Диска, поскольку от этого зависит командная работа.

В качестве моста для совместной работы Google Диск должен быть частью настройки удаленной работы в домашнем офисе или где-либо еще в мире.

Изображение предоставлено: головоломка Rido через Shutterstock

Читайте статью полностью: 10 советов по управлению общими файлами на Google Диске