Как организовать записные книжки в OneNote

Записная книжка OneNote — это основной контейнер для заметок, записываемых в приложении. Это как специализированная папка, но со своим уникальным интерфейсом и инструментами. Вы можете вводить заметки в любом месте записной книжки и синхронизировать их на своих устройствах.

К сожалению, простота этой записной книжки не говорит вам, как правильно ими пользоваться. Легко получить книжную полку, полную блокнотов. Мы покажем вам, как организовывать записные книжки и управлять ими в OneNote.

Примечание . Инструкции для этой статьи основаны на приложении OneNote для Windows 10.

Если вы новичок, освоить основы несложно. OneNote состоит из трех основных иерархических уровней:

В записных книжках хранятся все предметы, которые вы считаете достойными внимания. Вы можете хранить свои записные книжки на своем компьютере (только в OneNote 2016) и OneDrive.

Разделы обеспечивают уровень организации в записной книжке, соответствующий отдельным проектам или темам. В приложении OneNote разделы отображаются в левой части области навигации, а страницы — в правой.

Группы разделов содержат один или несколько разделов. Создайте дополнительный уровень организации в записной книжке, чтобы связанное содержимое было вместе.

Страницы содержат заметки, изображения, ссылки и другие элементы, которые вы записываете и создаете, чтобы помочь вам в работе. Дайте своей странице отличное имя и следуйте за ним в списке вкладок страницы.

Как вы организовываете свои записные книжки, зависит от индивидуальных предпочтений. Вы можете собрать все, что хотите запомнить, в блокнот и положиться на функцию поиска. Или вы можете создать отдельный блокнот для каждого проекта или темы.

Вы можете создать множество разделов или объединить их в группы разделов. Вы также можете сделать страницы с отступом на два уровня для дальнейшей организации. OneNote предлагает все для пользователей, одержимых порядком.

• Хотите поделиться записной книжкой с кем-нибудь или командой? Создайте для этого специальный блокнот.
• Ваш блокнот может заполниться изображениями, видео или вложениями? Могут быть проблемы со скоростью синхронизации и проблемами надежности.
• Получите ли вы доступ к записной книжке в мобильном приложении OneNote? Целевой ноутбук меньшего размера лучше работает с медленным подключением и требует меньше места для хранения.
• Цель создания записной книжки? Совместите свой блокнот с общими целями ведения заметок.

Дополнительные сведения о записных книжках OneNote

• Переименование записной книжки может привести к остановке синхронизации с OneDrive. Вместо этого вы можете дать ему прозвище. Щелкните записную книжку правой кнопкой мыши, выберите « Псевдоним записной книжки» и введите свое имя.
• Цвет записной книжки позволяет быстро идентифицировать записную книжку в списке записных книжек. Щелкните записную книжку правой кнопкой мыши и выберите цвет из параметра « Цвет записной книжки» .
• Если вы часто работаете с большим количеством записных книжек, список может быть беспорядочным. Вы можете закрыть их в любой момент и открыть позже. Щелкните блокнот правой кнопкой мыши и выберите « Закрыть этот блокнот».
• Вы можете удалять записные книжки только из OneDrive. Перейдите в папку " Документы" . Установите флажок рядом с документом OneNote и нажмите Удалить .
• OneNote использует собственный протокол синхронизации, который работает только с OneDrive. Но вы можете сделать резервную копию записной книжки на Google Диске.

Способы структурирования записной книжки OneNote

Всегда желательно создавать отдельные блокноты для личных и деловых проектов.

Вы можете синхронизировать их с OneDrive или выбрать SharePoint для своей рабочей записной книжки; Выбор за вами.

Кроме того, вы можете создать записную книжку для любого предмета, который хотите выучить, например, дневник и записные книжки для школьных или университетских заданий, среди прочего.

Теперь вы можете вставлять любое коли
чество разделов, страниц и даже сортировать их. Если вас не устраивает структура, вы можете изменить группы разделов, подстраницы или переместить содержимое в новую записную книжку.

Система PARA для организации информации

PARA означает проекты , области , ресурсы и архивы . Это организационная система, которая использует эти четыре категории верхнего уровня для организации информации.

• Проект — это серия действий, связанных с целью с установленным сроком выполнения.
• Сфера ответственности состоит из задач с набором стандартов, которые необходимо поддерживать с течением времени. Сроки для мероприятий нет, но они важны.
• Ресурс вызывает постоянный интерес.
• А архивы включают завершенные предметы из трех других категорий.

Например, издание книги — это проект, в котором письмо — это сфера ответственности. Процесс написания с советами и уловками может быть вашим ресурсом. Рабочий процесс сложен и требует времени для понимания.

Чтобы узнать больше, прочтите эту систему PARA для организации цифровой информации .

Использование системы PARA в OneNote

Сначала вам нужно определить свои проекты. Напишите их на листе бумаги, вдали от ограничений любого приложения для заметок. Вы можете использовать различные приложения, такие как Asana, Zoho, Basecamp, Google Drive и т. Д. Для управления личными и рабочими проектами

Вместо того, чтобы придерживаться уникальной организационной схемы каждого приложения, вы можете использовать общую систему PARA для копирования одного и того же списка проектов в каждый отдельный инструмент, который вы используете. Это позволяет вам использовать уникальные сильные стороны каждого приложения, используя один и тот же список проектов для всех интерфейсов.

С помощью этой системы вы также можете разделить полезную и неиспользуемую информацию. Это позволяет вам фильтровать поток информации, которая приходит к вам, и сосредотачиваться только на полезных действиях.

В моем случае OneNote отлично подходит для заметок, Todoist для диспетчера задач и Google Диск для синхронизации файлов проекта на машине.

Связанные блокноты

OneNote имеет простую встроенную вики-систему. С его помощью вы можете создавать ссылки на другие заметки в том же разделе или в другой записной книжке. Вы также можете ссылаться на веб-страницу, документы Office и другие ресурсы.

А если вы создаете оглавление (TOC) на верхнем уровне, вы можете создавать ссылки на страницы с помощью любой записной книжки. Вам нужно сделать это вручную, так как в Windows 10 нет надстроек для OneNote.

Пользователям OneNote 2016 больше повезло с приложением Onetastic. Вот руководство, показывающее, как настроить вики-систему в OneNote 2016 .

Размеры ноутбука и его эффекты

Если вы используете приложение OneNote с правильной стратегией, записная книжка размером 2-3 ГБ не должна вызывать никаких проблем. Вот несколько советов, которым вы можете следовать.

• Не помещайте несколько отпечатков PDF в один блокнот — печать (100 МБ или более) и обработка OCR могут замедлить процесс индексирования и скорость синхронизации.
• Не перегружайте блокнот ненужным мультимедийным контентом: загрузите его на Youtube или Vimeo, а затем вставьте.
• Версии страницы могут влиять на размер записной книжки: щелкните страницу правой кнопкой мыши и выберите « Версии страницы» . Удалите предыдущую версию для страницы с тяжелым содержанием.

Чтобы узнать, насколько велики ваши записные книжки OneNote, перейдите на веб-сайт OneDrive и щелкните папку « Документы ». Измените вид отображения с панелей на список. Вы увидите, сколько места занимает каждый блокнот, в крайнем правом столбце.

Искать в заметках легко, где бы вы ни хранили их в блокноте. Нажмите Ctrl + F или щелкните значок увеличительного стекла рядом с переключателем навигации . В появившемся окне поиска введите слово
или фразу для поиска и нажмите Enter .

Прямо под окном поиска нажмите Страницы, чтобы увидеть результаты, найденные в тексте заметок. Или щелкните Теги для поиска по тегам заметок.

Чтобы настроить область видимости результатов поиска, щелкните стрелку в раскрывающемся меню и выберите один из вариантов — Все записные книжки, Блокировать текущие заметки , текущий и текущий раздел страницы .

Как и обычная спиральная бумажная записная книжка, записные книжки OneNote создаются постранично. Вы можете организовать их в разделы или группы разделов. При такой гибкости вам необходимо иметь комплексную стратегию и планировать, как вы хотите использовать свой ноутбук.

С помощью советов, обсуждаемых в этой статье, вы сможете лучше организовать свои записные книжки и управлять ими. OneNote имеет много малоизвестных функций, с которыми вы, возможно, не знакомы. Эти малоизвестные функции OneNote могут улучшить ваши навыки ведения заметок.