Каким образом облачный доступ упрощает использование QuickBooks для удаленных команд?
Эта публикация предоставлена вам в рамках платного партнерства с QuickBooks.
Доступ к облаку означает, что бухгалтерское программное обеспечение работает полностью онлайн, а данные хранятся на удалённых серверах, а не на локальных компьютерах. Команды входят в систему через веб-браузер и совместно работают с общим набором данных в режиме реального времени. Это исключает конфликты версий, избавляет от необходимости отправлять файлы по электронной почте и гарантирует, что все видят одинаковую информацию.
QuickBooks Online также включает в себя разрешения на основе ролей , автоматические обновления и шифрование, что делает удаленное сотрудничество более последовательным и безопасным.
Ключевые выводы
- Доступ к облаку позволяет командам работать в режиме реального времени из любого места
- Разрешения на основе ролей защищают конфиденциальные финансовые данные
- Автоматические обновления устраняют необходимость локального обслуживания.
Что такое облачный доступ для систем учета?
Доступ к облаку означает, что бухгалтерское программное обеспечение работает полностью онлайн , а данные хранятся на удаленных серверах, управляемых поставщиком программного обеспечения, а не на одном компьютере или офисном сервере. Пользователи входят в систему через веб-браузер или мобильное приложение и работают с общим набором данных, обновляемым в режиме реального времени.
Поставщик отвечает за обновления, резервное копирование, исправления безопасности и обслуживание инфраструктуры. Это устраняет необходимость в ручной передаче файлов или управлении версиями и обеспечивает распределенным командам постоянный доступ к согласованной и актуальной финансовой информации.
Как настроить QuickBooks Online для удаленных команд
- Выберите подходящий тарифный план QuickBooks Online, который поддерживает необходимое вашей команде количество пользователей и включает необходимые вам функции.
- Назначьте администратора компании . Назначьте администратора, который будет управлять учетными записями пользователей, разрешениями и подключенными приложениями.
- Создайте учётные записи пользователей с соответствующими уровнями доступа . Добавьте каждого члена команды с собственным логином и назначьте соответствующие ролевым полномочиям разрешения, соответствующие их обязанностям.
- Проверьте совместимость браузера и устройства . Убедитесь, что у всех пользователей установлены поддерживаемые браузеры (например, Chrome, Firefox, Safari, Edge) и надёжное подключение к Интернету.
- Подключите банковские счета и интеграции . Объедините банковские каналы, платежные системы и торговые платформы, чтобы все работали с едиными данными о транзакциях.
- При необходимости перенесите существующие данные . Импортируйте план счетов, списки клиентов и поставщиков, а также историю транзакций, если вы переходите из другой системы.
- Включите двухфакторную аутентификацию . Активируйте двухфакторную аутентификацию для всех пользователей, чтобы добавить необходимый уровень безопасности для удалённого доступа.
- Просматривайте и отслеживайте журналы аудита . Используйте встроенный журнал аудита для отслеживания действий пользователей, мониторинга изменений и контроля за всей вашей распределенной командой.
Таблица матричности разрешений
Разрешения на основе ролей определяют, что каждый член команды может видеть и делать в QuickBooks Online.
| Роль пользователя | Уровень доступа |
|---|---|
| Администратор компании | Полный доступ к настройкам, пользователям и всем финансовым данным |
| Стандартный пользователь | Ввод и просмотр транзакций на основе назначенных разрешений |
| Только отчеты | Просмотр финансовых отчетов без возможности редактирования |
| Только отслеживание времени | Введите время и расходы, но не сможете получить доступ к другим финансовым данным. |
Примеры разрешений на основе ролей, которые пользователи могут получить с помощью QuickBooks онлайн
Пример использования
Маркетинговое агентство, сотрудники которого находятся в трёх городах, использует QuickBooks Online для совместного управления финансами. Бухгалтер в Манчестере вводит счета и сверяет транзакции. Финансовый менеджер в Лондоне просматривает и утверждает записи, используя ролевые разрешения. Владелец агентства отслеживает денежный поток через мобильное приложение, находясь в командировке.
Поскольку все данные хранятся в единой облачной системе, нет необходимости отправлять таблицы по электронной почте, ждать загрузки файлов или работать с устаревшей информацией. Когда бухгалтер обновляет счёт, менеджер сразу видит изменения.
Контрольный список интеграции
- Подключите банковские каналы для автоматического импорта транзакций
- Подключите платежные системы (например, PayPal, Stripe, Square) для отслеживания доходов
- Добавьте интеграцию с электронной коммерцией (например, Shopify, WooCommerce, Amazon), если применимо.
- Синхронизируйте инструменты управления расходами и сбора чеков
- Убедитесь, что импортированные данные правильно соответствуют вашему плану счетов.
- Подтвердите, что все подключенные приложения используют безопасные протоколы аутентификации.
- Запланируйте регулярные проверки журналов интеграционной активности и отчетов об ошибках.
Лучшие практики и подводные камни
- Назначьте индивидуальные логины каждому члену команды вместо того, чтобы делиться учетными данными
- Просматривайте и обновляйте разрешения каждый раз, когда члены команды меняют роли или уходят.
- Включить двухфакторную аутентификацию для всех пользователей, обрабатывающих финансовые данные
- Регулярно обновляйте браузеры и операционные системы для поддержания безопасности и совместимости.
- Обучите персонал тому, как использовать журнал аудита для отслеживания изменений и выявления несоответствий.
Часто задаваемые вопросы о QuickBooks
Чем QuickBooks Online отличается от удаленного использования QuickBooks Desktop?
QuickBooks Online работает полностью в браузере, а данные хранятся на облачных серверах Intuit. Несколько пользователей могут работать одновременно, и изменения отображаются в режиме реального времени. QuickBooks Desktop требует локальной установки на каждом компьютере и, как правило, требует использования программного обеспечения для удалённого доступа или сторонних сервисов хостинга для удалённого доступа. Версии для настольных компьютеров требуют ручного доступа к файлам или настройки сети для многопользовательского доступа, в то время как QuickBooks Online делает это автоматически.
Безопасно ли использовать QuickBooks Online для удаленной бухгалтерской работы?
Да, при правильной настройке. Intuit использует отраслевой стандарт шифрования TLS для защиты данных при передаче и хранении. Платформа включает безопасные процессы входа в систему, автоматические обновления безопасности и журнал аудита, в котором регистрируются все действия пользователей. Для повышения безопасности командам следует включить двухфакторную аутентификацию, использовать надёжные уникальные пароли и регулярно проверять разрешения на доступ.
Могут ли несколько человек одновременно работать в QuickBooks Online?
Да. QuickBooks Online поддерживает одновременный доступ нескольких пользователей, при этом изменения синхронизируются в режиме реального времени во всех сеансах. Разрешения на основе ролей определяют, что каждый пользователь может просматривать или редактировать, предотвращая конфликтующие изменения и снижая риск случайного изменения данных.
Нужны ли удаленным командам дополнительные программные инструменты для использования QuickBooks Online?
Дополнительное программное обеспечение для бухгалтерского учёта не требуется. QuickBooks Online работает полностью в веб-браузере, поэтому командам нужны только поддерживаемое устройство и подключение к интернету. Однако многие организации внедряют дополнительные инструменты безопасности, такие как менеджеры паролей для хранения учётных данных или VPN для защищённых сетевых подключений, в рамках своих общих политик удалённой работы.
Этот контент оплачен указанными брендами. Digital Trends тесно сотрудничает с рекламодателями, чтобы представить их продукты и услуги нашим читателям. Хотя эта статья носит информационный характер и не является субъективной, она отражает тщательную проверку фактов нашей командой для обеспечения точности. Весь брендированный контент создается нашей командой, а не внешними рекламодателями. Подробнее о нашем подходе к брендированному контенту можно узнать здесь .